home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Sigcat Software Showcase 1992 / SIGCat Software Showcase 1992 - CD-ROM Strategies.ISO / research / docs / c07.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1992-03-02  |  14.6 KB  |  479 lines
  1.  
  2. GENERAL SERVICES ADMINISTRATION
  3.      Washington, DC  20405
  4.  
  5.  
  6.                      FIRMR BULLETIN C-7
  7.  
  8. TO:  Heads of Federal agencies
  9.  
  10. SUBJECT:  Trail Boss Program
  11.  
  12. 1.  Purpose.  This bulletin defines the Trail Boss Program,
  13. outlines GSA actions to implement the program, and provides
  14. guidelines for agency participation.
  15.  
  16. 2.  Expiration date.  This bulletin contains information of a
  17. continuing nature and will remain in effect until canceled.
  18.  
  19. 3.  Contents.
  20.  
  21.     Topic                                              Paragraph
  22.  
  23. Related material..........................................4
  24. Information and assistance................................5
  25. Definitions...............................................6
  26. Acronyms..................................................7
  27. Origin of the program.....................................8
  28. Program description.......................................9
  29. Agency responsibilities...................................10
  30.   The Trail Boss..........................................10a
  31.   Trail Boss Charter......................................10b
  32.   Trail Boss Request......................................10c
  33. GSA responsibilities......................................11
  34. Cancellation..............................................12
  35. Contents of the Trail Boss Charter...................Attachment A
  36. Qualifications and Considerations for
  37.   Selecting the Trail Boss...........................Attachment B
  38. Statement of Qualifications of the Trail Boss........Attachment C
  39. Contents of an APR Submitted Under the
  40.   Trail Boss Program.................................Attachment D
  41.  
  42. 4.  Related material.
  43.  
  44.     FIRMR Section 201-20.305
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51. TC 90-1                                              Attachments
  52.  
  53.      FEDERAL INFORMATION RESOURCES MANAGEMENT REGULATION
  54.                          APPENDIX B
  55. FIRMR Bulletin C-7
  56.  
  57.  
  58. 5.  Information and assistance.
  59.  
  60.     General Services Administration
  61.     Agency Liaison Officer Program Division (KML)
  62.     18th and F Streets, NW
  63.     Washington, DC  20405
  64.  
  65.     Telephone:  FTS 241-0819 or (202) 501-0819.
  66.  
  67. 6.  Definitions.
  68.  
  69. "The Trail Boss Program" is an alternative approach for effectively
  70. managing major FIP resources acquisitions and implementation.
  71.  
  72. "The Trail Boss" is an individual with executive-level
  73. responsibility in an agency, experience with major FIP resource
  74. acquisitions, and the ability to deal successfully with multiple
  75. oversight organizations while building and managing an effective
  76. acquisition team.
  77.  
  78. "A Trail Boss request" includes:
  79.  
  80.     a.  A Trail Boss charter that includes the information outlined
  81. in Attachment A.
  82.  
  83.     b.  A statement of qualifications of the Trail Boss as outlined
  84. in Attachment C.
  85.  
  86.     c.  An APR that contains the information outlined in Attachment
  87. D.  The APR may cover one or more contracts for FIP resources.
  88.  
  89. 7.  Acronyms.
  90.  
  91. APR      Agency Procurement Request
  92. DPA      Delegation of Procurement Authority
  93. FIP      Federal Information Processing
  94.  
  95. 8.  Origin of the program.  GSA inaugurated the Trail Boss Program
  96. in the summer of 1987 as a result of preliminary findings from the
  97. Go-for-12 Program.  These findings identified the need for a single
  98. manager for major FIP resource acquisitions and the need for a
  99. supportive environment for such managers.  The program emphasizes
  100. the importance of individuals having the knowledge  and skills to
  101. conduct sound and timely acquisitions.  Key elements include: a
  102. single manager accountable for the programmatic, technical, and
  103. contracting aspects of the acquisition; education for managers to
  104. avoid acquisition 
  105.  
  106.  
  107.                               2                                               FIRMR Bulletin C-7
  108.  
  109.  
  110. problems; management continuity throughout the acquisition; and a
  111. DPA from GSA early in the acquisition process.
  112.  
  113. 9.  Program description.  The Trail Boss Program is an alternative
  114. to the traditional approach for major FIP resources acquisitions. 
  115. Under the program, a single acquisition manager, the Trail Boss,
  116. has authority and responsibility to build and manage an effective
  117. acquisition support team by integrating programmatic, technical,
  118. and contracting functions.
  119.  
  120. The contracting officer on a Trail Boss team retains independent
  121. warranted authority.  GSA, in turn, provides an early DPA, and
  122. assists agencies to make the program a success.
  123.  
  124. The Trail Boss Program consists of designating a qualified person
  125. to conduct and manage the acquisition; establishing and
  126. implementing a charter; and ensuring access to senior management
  127. officials and necessary resources.  The principal objective of the
  128. program is to enhance the Government's ability to modernize its FIP
  129. systems through sound and timely acquisitions.
  130.  
  131. 10.  Agency responsibilities.
  132.  
  133.      a.  The Trail Boss.  Agencies should select as Trail Boss an
  134. individual who is at a management level that allows for dealing
  135. effectively with oversight and regulatory organizations and who has
  136. the necessary authority and expertise to integrate the
  137. programmatic, technical, and contracting functions required to
  138. manage the acquisition.  (See Attachment B.)  Agencies should
  139. select one or more Deputy Trail Bosses, as necessary, to supplement
  140. the knowledge, skills, or abilities of the Trail Boss.
  141.  
  142.      b.  Trail Boss Charter.  In accordance with FIRMR
  143. 201-20.305-3, agencies that participate in the Trail Boss Program
  144. shall develop and implement a Trail Boss Charter as outlined in
  145. Attachment A.
  146.  
  147.      c.  Trail Boss Request.  Agencies may submit a Trail Boss
  148. request, as described below, to GSA for acquisitions meeting the
  149. following criteria:
  150.  
  151.          (1)  The acquisition should be in the early conceptual or
  152. requirements analysis stage at the time of request for
  153. participation in the program.
  154.  
  155.          (2)  The acquisition should obtain full and open
  156. competition.
  157.  
  158.          (3)  The acquisition must be critical to the agency's
  159. mission.
  160.                               3
  161. FIRMR Bulletin C-7
  162.  
  163.  
  164.          (4)  The acquisition should be included in the agency's
  165. five-year plan for meeting its information technology needs.
  166.  
  167.          (5)  The acquisition must have the support of senior
  168. program, technical, and contracting officials.
  169.  
  170.      d.  Agencies should forward their Trail Boss request to:
  171.  
  172.          General Services Administration
  173.          Authorization and Management Reviews Division (KMA)
  174.          18th and F Streets, NW
  175.          Washington, DC  20405
  176.  
  177.          Telephone:  FTS 241-1126 or (202) 501-1126.
  178.  
  179. 11.  GSA responsibilities.  GSA will:
  180.  
  181.      a.  Provide assistance in obtaining a DPA early in the
  182. acquisition process;
  183.  
  184.      b.  Process the request within 20 workdays (plus 5 calendar
  185. days for mail time) of receipt of a complete Trail Boss APR;
  186.  
  187.      c.  Monitor the progress of the acquisition;
  188.  
  189.      d.  Continue working with agencies to tailor the program;
  190.  
  191.      e.  Support the Trail Bosses;
  192.  
  193.      f.  Evaluate and redirect the program, as required; and
  194.  
  195.      g.  Conduct periodic reviews of an agency's Trail Boss Program
  196. as part of the Information Resources and Procurement Management
  197. Review Program.
  198.  
  199. 12.  Cancellation.  FIRMR Bulletin 55 is canceled.
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.  
  206. Thomas J. Buckholtz
  207. Commissioner
  208. Information Resources
  209. Management Service
  210.  
  211.  
  212.  
  213.                               4
  214.                                               FIRMR Bulletin C-7
  215.                                                     Attachment A
  216.  
  217.              CONTENTS OF THE TRAIL BOSS CHARTER
  218.  
  219. 1.  Purpose.  State the purpose of the acquisition as it relates to
  220. the agency's mission.
  221.  
  222. 2.  Trail Boss Status and Line of Authority.  Describe the scope of
  223. authority of the Trail Boss, the reporting structure for the Trail
  224. Boss and for the acquisition support team (paragraph 4., below),
  225. and the contracting officer's relationship to the Trail Boss. 
  226. Include access paths to upper management.
  227.  
  228. 3.  Designation of Trail Boss Program Participants and Delineation
  229. of Authority.  Describe the responsibility and authority of the
  230. Trail Boss as it pertains to the overall acquisition and to the
  231. contracting actions in particular.  Specify the anticipated length
  232. of time that the Trail Boss and support team designations will
  233. remain in effect, and procedures to replace the Trail Boss, Deputy
  234. Trail Bosses, or other team members in the event of vacancies.
  235.  
  236. 4.  Acquisition Support Team.  Define the role of the acquisition
  237. support team that will support the Trail Boss.  Describe the
  238. composition of this team in terms of required positions and skills
  239. (e.g., technical, contracting, clerical, administrative, budget,
  240. legal, etc.).
  241.  
  242. 5.  Responsibilities of the Trail Boss.  Delineate the specific
  243. roles of the Trail Boss and the Deputy Trail Bosses, if applicable. 
  244. These responsibilities must encompass key activities and functions
  245. that the Trail Boss should accomplish.
  246.  
  247. 6.  Statement of Agency Commitment.  Include a statement of the
  248. agency's commitment to--
  249.  
  250.     (a)  Follow the provisions of the Trail Boss Charter for the
  251. life of the acquisition;
  252.  
  253.     (b)  Assign a Trail Boss and, if necessary, Deputy Trail
  254. Bosses, for the life of the acquisition;
  255.  
  256.     (c)  Maintain a qualified acquisition support team for the life
  257. of the acquisition;
  258.  
  259.     (d)  Review the Trail Boss acquisition at least every 12
  260. months, on the anniversary of the GSA delegation, and advise GSA of
  261. any problems and of any corrective actions taken;
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.                               1
  267. FIRMR Bulletin C-7
  268. Attachment A
  269.  
  270.  
  271.     (e)  Cooperate with GSA reviews of agency actions; and
  272.  
  273.     (f)  Coordinate with GSA to evaluate the Governmentwide Trail
  274. Boss Program.
  275.  
  276.  
  277.  
  278.  
  279.  
  280.  
  281.  
  282.  
  283.  
  284.  
  285.  
  286.  
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.  
  305.  
  306.  
  307.  
  308.  
  309.  
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.  
  316.  
  317.  
  318.  
  319.                               2
  320.                                               FIRMR Bulletin C-7
  321.                                                     Attachment B
  322.  
  323.               QUALIFICATIONS AND CONSIDERATIONS
  324.                 FOR SELECTING THE TRAIL BOSS
  325.  
  326.  
  327. 1.  Qualifications.  The Trail Boss should have the following
  328. knowledge, experience, and education:
  329.  
  330.     (a)  Significant Federal experience with at least one major FIP
  331. system acquisition and knowledge of Federal and agency acquisition
  332. policies and practices.
  333.  
  334.     (b)  Technical knowledge relevant to the acquisition proposed
  335. for the Trail Boss Program, knowledge of life-cycle management, and
  336. experience in implementing a major system.
  337.  
  338.     (c)  Program experience relevant to the acquisition.
  339.  
  340.     (d)  Knowledge of basic management principles and experience
  341. with their application.
  342.  
  343.     (e)  Knowledge of Federal and agency budget policies and
  344. procedures.
  345.  
  346.     (f)  Knowledge of project management strategies and experience
  347. in managing a major technical project.
  348.  
  349. 2.  Considerations for Selecting a Trail Boss.  Review of the
  350. following factors helps to identify candidates and select the Trail
  351. Boss and Deputy Trail Bosses:
  352.  
  353.     (a)  Number of recent years of management experience with FIP
  354. systems.
  355.  
  356.     (b)  Approximate percentage of such experience in line
  357. management positions designing, implementing, operating, or
  358. maintaining major FIP systems.
  359.  
  360.     (c)  Understanding of the agency's program and mission
  361. requirements.
  362.  
  363.     (d)  Experience serving in a lead role on successful FIP
  364. resources acquisitions.
  365.  
  366.     (e)  Grade level of the candidate.
  367.  
  368.     (f)  Organizational impact of the assignment.
  369.  
  370.  
  371.  
  372.                               1
  373.                                               FIRMR Bulletin C-7
  374.                                                     Attachment C
  375.  
  376.                         STATEMENT OF
  377.               QUALIFICATIONS OF THE TRAIL BOSS
  378.  
  379.  
  380. 1.  List the name, position title, and organizational identity of
  381. the Trail Boss and, if applicable, Deputy Trail Bosses.
  382.  
  383. 2.  Outline their experience and education with FIP resources
  384. acquisitions.
  385.  
  386. 3.  Describe planned education or training that will provide the
  387. Trail Boss and Deputy Trail Bosses with additional necessary
  388. knowledge and skills to accomplish the Trail Boss assignment.
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.  
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.  
  409.  
  410.  
  411.  
  412.  
  413.  
  414.  
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.                               1
  426.                                               FIRMR Bulletin C-7
  427.                                                     Attachment D
  428.  
  429.                      CONTENTS OF AN APR
  430.            SUBMITTED UNDER THE TRAIL BOSS PROGRAM
  431.  
  432.  
  433. (The Trail Boss Charter and the Statement of Qualifications of the
  434. Trail Boss must be submitted with the APR.)
  435.  
  436. 1.  Agency Information.  Provide agency name, address, primary
  437. location of the FIP system, and the position title, telephone
  438. number, and organizational identity of the Trail Boss and Deputy
  439. Trail Bosses responsible for and authorized to conduct the
  440. acquisition.
  441.  
  442. 2.  Program Title and Description.  Provide the program title and
  443. a brief but specific description of the major agency program that
  444. the Trail Boss acquisition will support; a brief but specific
  445. description of the current FIP resources supporting the program;
  446. and a general description of the major elements required to support
  447. the program during its system life.
  448.  
  449. 3.  Estimated Acquisition Costs.  Provide the estimated overall
  450. cost of the contract action.  A DPA resulting from this submission
  451. will cover the estimated costs over the system life.
  452.  
  453. 4.  Major Milestones.  Provide a schedule indicating the projected
  454. completion of major milestones for the life of the acquisition.
  455.  
  456. 5.  Regulatory Compliance.  Provide a statement indicating that the
  457. agency will comply with all applicable regulations or will obtain
  458. the appropriate deviations from regulations.
  459.  
  460. 6.  Agency Remarks.  Provide additional information concerning any
  461. of the above items or other special conditions associated with the
  462. acquisition as necessary for understanding the APR.
  463.  
  464. 7.  References.  Provide references to relevant past GSA guidance,
  465. meetings, briefings, and telephone discussions concerning this
  466. acquisition.
  467.  
  468. 8.  Agency Signature.  The APR must be signed by the agency's
  469. designated senior official or a designee.
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474.  
  475.  
  476.  
  477.                               1 
  478. 
  479.